Rancangan draf poroposal dan kerangka kegiatan acara ini sebagai sumbang saran dan
bantuan untuk panitia Reuni akbar 2012 SMAN Dumai untuk dapat dijadikan pedoman
I. DASAR PEMIKIRAN
Menjadi siswa-siswi di SMAN 2 Dumai adalah suatu kebanggaan. Kenangan dikala remaja
semasa sekolah yang penuh dinamika terukir dengan manisnya. Saat-saat SMA adalah
pembentukan jati diri menjadi manusia dewasa yang penuh dengan cita-cita dan cinta. Masa
yang penuh dengan gejolak, kreativitas pengembangan kepribadian, penggalian dasar-dasar
keilmuan, penanaman kepedulian dan persiapan menuju masa depan.
Banyak hal telah terlewati selama rentang waktu saat-saat di SMA Negeri 2 Dumai dahulu.
Kebahagiaan tawa, senang, sedih, jengkel, haru dan pilu telah kita lalui bersama, sebuah masa
penuh kebersamaan yang bisa kita kenang namun tak mungkin terulang kembali.
Masa-masa di SMA memang masa yang paling tak terlupakan. Kemudian setelah tahun-tahun
berlalu, semenjak masa kelulusan tiba, selama itu pula kita terpisah. Berjalan melintasi rimba
kehidupan dan mengarungi samudera yang tak bertepi. Melanglang mencari asa dan
menggapai cita-cita. Tak jarang jatuh-bangun hingga rasa penat, bosan dan lelah seharian
karena rutinitas menghinggapi hati dan jiwa.
Penggalian ilmu semasa SMA sudah kita kembangkan dan aplikasikan dalam karya untuk
keluarga kita. Ilmu yang diberikan oleh bapak ibu guru dengan ikhlas telah mampu mengantar
kita menempuh perjalanan waktu sebagai bekal berjuang dan mandiri.
Rasa ingin mengenang kembali saat berada dalam kebersamaan yang penuh dengan
kekeluargaan, keceriaan dan kesetiakawanan tentu sangat kuat sekali. Rasanya kebahagian
saat belajar bersama dulu baru kemarin ditinggalkan, tak terasa sudah sekian tahun tidak
berjumpa. Pertemuan dalam REUNI AKBAR dengan teman-teman waktu belajar bersama,
tentu menjadi suatu kebahagiaan tersendiri bila itu terlaksana.
Berdasarkan pemikiran di atas, maka beberapa alumni mengadakan pertemuan yang
menghasilkan suatu gagasan untuk menyelenggarakan REUNI AKBAR bagi seluruh periode,
yang mana pada akhirnya forum reuni ini diharapkan mampu menghasilkan kontribusi positif
bagi para alumni maupun bagi sekolah. Para alumni dapat membentuk suatu organisasi ikatan
alumni sebagai wadah silaturahmi antar alumni dengan alumni dan alumni dengan almamater
serta membantu usaha-usaha tercapainya tujuan almamater sebagai pelopor dari kemajuan
masyarakat dan kebudayaan manusia serta membentuk insan yang bertanggung jawab akan
kesejahteraan masyarakat.
Dan akhirnya, harus kita akui dan sadari bahwa kita saling merindukan. Untuk berbagi
kembali dan mengukir inspirasi-inspirasi kehidupan.
II. NAMA DAN TEMA
Acara ini diberi nama “REUNI AKBAR 2012 SMAN 2 DUMAI” dengan mengangkat tema “LEARNING TO LIVE TOGETHER” (belajar untuk dapat hidup bersama). Artinya setiap pendidikan seharusnya mengajarkan kepada setiap anggota masyarakat untuk menghargai kemajemukan dan membekali dengan kemampuan untuk bisa hidup rukun sebagai manusia. Disamping itu acara ini akan bisa menjadi sebuah jembatan yang akan bermuara dengan lahirnya ide dan gagasan-gagasan yang genius tentunya.
III. MAKSUD DAN TUJUAN
Reuni Akbar SMA N 2 DUMAI memiliki maksud dan tujuan
sebagai berikut :
a. Mempererat tali silaturrahmi antar alumni beserta keluarga, dan almamater
b. Sebagai wahana dalam rangka membentuk ikatan alumni SMAN 2 DUMAI yang kuat dan
terjalin erat.
c. Membuka jalur peran serta alumni bagi perkembangan SMAN 2 DUMAI
IV. PESERTA
Peserta Reuni Akbar SMAN 2 DUMAI antara lain :
a. Alumni SMAN 2 DUMAI seluruh periode
b. Siswa-Siswi SMAN 2 DUMAI
c. Guru-guru dan Karyawan SMAN 2 DUMAI
d. Undangan
V. MATERI ACARA
Materi acara yang akan dilaksanakan pada Reuni Akbar SMAN 2 DUMAI adalah :
• Sosialisasi dan deklarasi pembentukan wadah resmi ( IKATAN ALUMNI SMAN 2 DUMAI)
• Berbagi cerita tempo dulu ( Alumni periode 1981 - 2000)
• Ramah Tamah
• Hiburan musik
• Penyerahan beasiswa kepada pelajar berprestasi SMAN 2 DUMAI
• Penyerahan cinderamata kepada SMAN 2 DUMAI
• Bazaar
• Door Prize / Games
VI. WAKTU DAN TEMPAT
Acara ini akan diselenggarakan pada :
Hari/ Tanggal : Sabtu - Minggu
Jam : Pukul 08:00
Tempat :Gedung serba Guna Jl. HR Soebrantas dan Lapangan Bukit Gelanggang
VII. SUMBER DANA
Pendanaan Reuni Akbar SMAN 2 DUMAI bersumber dari :
a. Alumni SMAN 2 DUMAIseluruh periode (Iuran Wajib)
b. Donatur
c. Sponsorship
d. Sumber dana lainnya yang tidak mengikat
VIII. PANITIA PELAKSANA (Lampiran 1)
IX. SUSUNAN ACARA (Lampiran 2)
X. ANGGARAN BIAYA (Lampiran 3)
XI. SPONSORSHIP (Lampiran 4)
XII. PENUTUP
Demikian proposal kegiatan ini kami susun untuk memberikan informasi yang lengkap kepada
pihak-pihak yang berkepentingan dalam acara reuni akbar. Semoga acara ini memberikan
manfaat bagi semua pihak dan dapat dilaksanakan sesuai rencana. Kami sebagai panitia mohon
maaf atas segala kekurangan dan kesalahan. Atas bantuan semua pihak hingga terlaksananya
acara ini kami mengucapkan terima kasih.
Dumai……2011
Panitia Pelaksana
Reuni Akbar SMAN 2 DUMAI
Ketua Sekretaris
LAMPIRAN 1
SUSUNAN PANITIA PELAKSANA
Penasehat :
kepala Sekolah SMAN 2 Dumai :...........................
Penanggungjawab
Ketua Umum : .....................
Panitia Pelaksana
Ketua : .........................
wakil ketua :..............................
Wakil Ketua :...............................
Sekretaris : ................................
Wakil Sekretaris :..................................
Bendahara :..................................
Wakil Bendahara :....................................
Divisi Kesekretariatan
Koordinator :.......................................
anggota : 1........................................
2.........................................
3.........................................
4.........................................
5..........................................
6...........................................
Divisi Welcome Party, Sarasehan, Kangen almamater dan Malam Keakraban ( Acara)
Koordinator : ...................................
Anggota : 1...........................................
2..........................................
3...........................................
4...........................................
5...........................................
6...........................................
Divisi Penggalangan Dana , sponsorship ,partnership
Koordinator : .......................................
Anggota :1 .........................................
2..........................................
3...........................................
4..........................................
5...........................................
6............................................
Divisi Publikasi dan informasi (web, rilis, media)
Koordinator :.........................................
Anggota : 1.......................................
2.......................................
3.......................................
4........................................
5..........................................
6..........................................
Divisi Humas
Koordinator :........................................
anggota :1........................................
2.....................................
3......................................
Divisi Konsumsi
Koordinator : ...................................
Anggota : 1........................................
2............................................
3............................................
4.............................................
5............................................
6............................................
Divisi Perlengkapan dan Akomodasi
Koordinator : ..........................................
Anggota : 1..........................................
2..........................................
3..........................................
4............................................
5..............................................
6...............................................
Divisi Keamanan
Koordinator :...........................................
Anggota : 1...........................................
2..........................................
3.........................................
4.............................................
5..................................................
6.........................................
Divisi Taranportasi
Koordinator :
Anggota :1.......................................
2........................................
3.......................................
4........................................
5...........................................
6........................................
Divisi Bakti Sosial
Koordinator : .............................................
Anggota : 1............................................
2.............................................
3..............................................
4.................................................
5................................................
6.................................................
Divisi Registrasi dan Penerimaan Tamu
Koordinator :.......................................
Anggota : 1.........................................
2........................................
3.........................................
4........................................
5......................................
6..........................................
Koordinator Angkatan :
Angkatan I. :.................................................
Angkatan II. :.................................................
Angktan III :................................................
Angktan IV :...............................................
.Angkatan V :.................................................
Angkatan VI :.................................................
Angktan VII :................................................
Angktan VIII :...............................................
Angkatan IX :...............................................
Angkatan X :.................................................
Angkatan XI :...............................................
Angkatan XII :..............................................
Angktan XIII :..............................................
Angktan XIV :...............................................
Angkatan XV :...............................................
Angkatan XVI :.................................................
Angkatan XVII :...................................................
Angktan XVIII :....................................................
Angkatan XIX :......................................................
Angkatan XX :.....................................................
Angktan XXI :......................................................
Angktan XXII :..........................................................
Angktan XXIII :.................................................
Angkatan XXIV :..................................................
Angkatan XXV :...................................................
Angktan XXVI :......................................................
Angkatan XXVII :.......................................................
Angkatan XXIX :.....................................................
Angktan XXX :.....................................................
Angkatan XXXI :....................................................
Sekretariat :
Contact Person :
Rekening :
LAMPIRAN 2
SUSUNAN ACARA
Hari/tanggal waktu | ACARA | PENANGGUNG JAWAB | DESKRIPSI ACARA |
Sabtu 08-00-12.00 | Registrasi peserta dan temu kangen | Divisi penerima tamu, divisi konsumsi, Kesekretariatan | Divisi penerima tamu dan kesekretariatan merigister kehadiran alumni peserta dan disiapkan snack ringan oleh divisi konsumsi sambil temu kangen dengan menghadirkan suasana keakraban |
12.00-13.30 | Ishoma ( Istirahat, makan siang dan sholat) | ||
13.30-14.30 | Opening ceremonial | Divisi acara + MC | Pembukaan acara resmi Sambutan sambutan 1. Sambutan dan laporan panitia 2. Sambutan perwakilan alumni 3. Sambutan Kepala Sekolah 4. Apresiasi alumni untuk sekolah |
14.30-15-30 | Apresiasi alumni untuk sekolah | -Pemberian bea siswa untuk siswa berprestasi -Pemberian kenang- kenangan kepada sekolah dari alumni ( sesuai kenang kenangan yg dibawa oleh masing masing alumni ataupun dari angkatan yg ingin memberikan) | |
15.30-16.30 | Istirahat (Snack dan shalat Ashar) | ||
16.30-17.30 | Gotong royong sekitar almamater | Divisi Bakti Sosial | seluru alumni peserta reuni bergotong royong membesihkan lingkungan di sekitar gedung sekolah SMAN 2 Dumai |
17.30 20.00 | Istirahat hingga selesai shalat Isya | ||
20.00-23.00 | Welcome party | Divisi Acara, Divisi Konsumsi, Divisi | Hiburan, bintang tamu, band atau organ tunggal, game, door prize Peresmian situs alumni |
Minggu 06. 00-07.30 | Pawai jalan santai di dalam kota | Seluruh panitia yang terlibat | Pawai dengan melaksanakan jalan santai sepanjang jalan, mulai dari sekolah, ke jalan sultan syarif kasim, jalan sudirman, ke lapangan bukit gelanngang |
07.30-08.30 | Senam massal | Senam bersama di lapangan bukit gelanggang (jl. HR Soebrantas) | |
08.30-12.00 | Bakti sosial ke masyarakat dan pesiar dalam kota | Divisi Transportasi, koordinator angkatan | Mengunjungi panti sosial, rumah ibadah, keliling kota bagi alumni yg datang dari luar kota |
12. 13.30 | Ishoma (istirahat, makan siang dan sholat) | ||
13.30-14.30 | Penutupan Ceremonial | Divisi Acara + MC | Ucapan terimaksih dan selamat jalan dari panitia Peresmian situs alumni, (Blogspot dan website) Deklarasi Alumni |
14.30-15.30 | Ramah tamah dengan guru dan alumni | Divisi Acara + MC | Ramah tamah dengan guru melalui sesi poto bersama perangkatan |
15.30 | selesai | Acara selesai dan alumni peserta kembali ke tempat masing masing dengan membawa kenangan terindah | |
LAMPIRAN 3
ANGGARAN KEGIATAN
I. Estimasi Pengeluaran
Divisi Kesekretariatan
No. Uraian Satuan Jumlah
1. Pembuatan Proposal + Undangan Rp.
2. Stempel Rp.
3. Tinta Stempel (2 buah) Rp.
4. Amplop Surat ( 6 Kotak ) Rp.
5. Penggandaan Proposal ( 20 Buah ) RP.
6. Buku Tamu ( 10 Buah ) Rp.
7. ID Card Panitia (100 Buah) Rp.
8. Tiket Peserta ( 2250 Buah ) Rp.
9. Kaos & Pin (2250 Buah) Rp.
10. Alat-alat kesekretariatan Rp.
Jumlah Rp.
Divisi Acara
No. Uraian Satuan Jumlah
A. Apresiasi Alumni untuk Sekolah
1. Beasiswa 10 pelajar Rp.
2. Kenang-Kenangan Rp.
Jumlah Rp.
B. Bintang Tamu
1. Band Artis Rp.
2. MC Rp.
Jumlah Rp.
C. Doorprize
1. TV 21” 1 buah Rp
2. Kompor Gas 2 Buah Rp
.
3. Rice Cooker 3 Buah Rp.
3. Rice Cooker 3 Buah Rp.
4. Kipas Angin 5 Buah Rp.
5. Dispenser 5 Buah Rp.
6. Voucher Belanja 10 Buah Rp.
Jumlah Rp.
Divisi Humas, Publikasi, Dan Dokumentasi
No Uraian Satuan Jumlah
1. Spanduk 10 Buah Rp.
2. Publikasi Media Cetak Rp.
3. Back Drop Rp.
4. Pembuatan Film Dokumentasi Rp.
Jumlah Rp.
Divisi Perlengkapan
No Uraian Satuan Jumlah
2. Sewa Sound System Rp.
3. Sewa Kursi ( Unit ) Rp.
7. Sewa Perlengkapan Band Rp.
8. Biaya Kebersihan Rp. 100.000 Rp. 100.000
Jumlah Rp.
Divisi Konsumsi
No Uraian Satuan Jumlah
1. Paket Kue ( 2250 Paket ) Rp. 5.000 Rp. 11.250.000
2. Air Minum ( 75 Dus ) Rp. 20.000 Rp. 1.500.000
3. Nasi Kotak (2250 Kotak) Rp. 10.000 x 2 Rp. 22.500.000
Jumlah Rp. 35.250.000
Divisi Transportasi
No Uraian Satuan Jumlah
Total Rp.
Biaya Tak tertuga 10% Rp.
Grand Total Rp.
II. Estimasi Pemasukan
No Uraian Satuan Jumlah
1. Peserta alumni Periode 1981 – 2011 (2250 Orang ) Rp.
2. Donatur & Sponsor Rp.
Jumlah Rp.
LAMPIRAN 4
SPONSORSHIP
Sehubungan dengan akan diadakannya Reuni Akbar SMAN 2 Dumai . Kami mengundang berbagai pihak untuk menjadi sponsor dan donator untuk mendukung kegiatan ini. Sehingga dapat berjalan dengan lancar sesuai harapan. Sponsorship dibagi dalam beberapa Kriteria sebagai berikut:
I. Sponsor Utama
Yaitu Pihak yang akan menanggung 90% dari jumlah estimasi dana sponsorship yang dibutuhkan untuk kegiatan. Dengan ketentuan sebagai berikut :
A. Nama dan Logo Sponsor akan dipromosikan pada seluruh kegiatan publikasi acara yaitu :
- Id Card Panitia dan Tiket peserta selama kegiatan berlangsung
- 10 Spanduk
- Sertifikat panitia
- 2000 buah pin
- Logo Di Iklan Media Cetak
- 1 buah Stand Bazaar
- Id Card Panitia dan Tiket peserta selama kegiatan berlangsung
- 10 Spanduk
- Sertifikat panitia
- 2000 buah pin
- Logo Di Iklan Media Cetak
- 1 buah Stand Bazaar
II. Sponsor Eksekutif
Yaitu Pihak yang akan menanggung 60% dari jumlah estimasi dana sponsorship yang dibutuhkan untuk kegiatan. Dengan ketentuan sebagai berikut :
A. Nama dan Logo Sponsor akan dipromosikan pada seluruh kegiatan publikasi acara yaitu:
- Id Card panitia dan Tiket peserta selama kegiatan berlangsung
- 5 Spanduk
- Sertifikat panitia
- 2000 buah pin
- Logo Di Iklan Media Cetak
- 1 buah Stand Bazaar
III. Sponsor Paket Acara
yaitu Pihak yang akan menanggung seluruh dana yang dibutuhkan pada setiap mata acara yang akan disponsori. Dengan ketentuan sebagai berikut :
A. Rincian Setiap mata acara yaitu:
- Apresiasi Alumni untuk Sekolah Rp.
- Bintang Tamu Rp.
- DoorPrize Rp.
B. Nama dan Logo Sponsor
akan dipromosikan pada salah satu atau beberapa kegiatan publikasi sesuai dengan mata acara yang akan disponsori yaitu :
- Id Card Panitia
- Spanduk Acara
- 1 buah Stand Bazaar
- Id Card Panitia
- Spanduk Acara
- 1 buah Stand Bazaar
IV. Sponsor Paket Publikasi
yaitu Pihak yang akan menangggung dana yang dibutuhkan untuk seluruh kegiatan publikasi acara selama kegiatan berlangsung.
V. Sponsor Paket Perlengkapan
yaitu Pihak yang akan menanggung dana yang dibutuhkan utuk pengadaan perlengkakan seluruh acara selama kegiatan berlangsung.
VI. Sponsor Paket Transportasi
yaitu Pihak yang akan menanggung dana seluruh transportasi yang dibutuhkan selama kegiatan berlangsung.
VII. Sponsor Paket Konsumsi, yaitu Pihak yang akan menanggung dana seluruh kebutuhan konsumsi selama kegiatan berlangsung.
VIII. Sponsor Biasa, yaitu Pihak yang membantu pendanaan kegiatan ini dengan pengadaan dana atau fasilitas tertentu, sesuai dengan keinginan sponsor berdasarkan besaran yang kami ajukan.
Ketentuan Sponsorship
1. Pendaftaran dan Penandatanganan Kerjasama
1.1 Batas akhir pendaftaran untuk menjadi sponsor adalah pada tanggal ….. atau pada saat seluruh jenis sponsor dinyatakan terjual habis.
1.2 Penandatanganan kerjasama dilakukan oleh panitia kegiatan dengan pihak sponsor yang bersangkutan.
1.3 Penandatanganan nota kerjasama dilakukan setelah panitia menerima fotocopy bukti pembayaran dari pihak sponsor.
1.2 Penandatanganan kerjasama dilakukan oleh panitia kegiatan dengan pihak sponsor yang bersangkutan.
1.3 Penandatanganan nota kerjasama dilakukan setelah panitia menerima fotocopy bukti pembayaran dari pihak sponsor.
2. Materi Iklan
2.1 Pengaturan dan penempatan materi Iklan merupakan wewenang panitia.
2.2 Pihak sponsor harus memberikan materi iklan ( logo/nama perusahaan / nama produk ) maksimal 2 hari setelah penandatanganan kerjasama.
2.2 Pihak sponsor harus memberikan materi iklan ( logo/nama perusahaan / nama produk ) maksimal 2 hari setelah penandatanganan kerjasama.
3. Syarat Pembayaran
3.1 Saat penandatanganan kerjasama pihak sponsor membayar minimal 50 % dari
nilai kontrak.
3.2 Sisa pembayaran harus disetorkan pihak sponsor maksimal tiga hari sebelum
kegiatan dilaksanakan.
3.3 Pembayaran disetorkan langsung kepada panitia atau melalui rek..
3.4 Biaya transfer dan biaya-biaya lain yang timbul akibat pembayaran dari pihak sponsor bukan tanggung jawab panitia.
4. Pembatalan
4.1 Pembatalan oleh Pihak sponsor yang telah melakukan pembayaran uang muka akan diberikan pengembalian dana setelah dipotong 50% dari total uang yang telah disetorkan oleh pihak yang bersangkutan.
4.2 Pembatalan oleh Pihak sponsor akan dilakukan pengembalian dana setelah dipotong 75% dari nilai kontrak
4.3 Pemberitahuan pembatalan oleh pihak sponsor maksimal tiga hari setelah penandatangan kerjasama atau maksimal tiga hari setelah pelunasan seluruh nilai kontrak pihak sponsor yang bersangkuta.
4.4 Uang yang telah disetorkan oleh Pihak sponsor akan dikembalikan 100%, jika pembatalan dilakukan oleh pihak panitia.
5. Lain-lain
5.1 Bentuk kerjasama lain yang belum tercantum dalam penawaran di atas dapat dibicarakan kemudian dengan pihak panitia.
5.2 Sponsor berbentuk barang harus diserahkan maksimal empat hari sebelum kegiatan dimulai.
5.3 Yang belum diatur dalam ketentuan kemudian oleh pihak panitia
Sekretariat :
Contact Person :
Rekening :
Draf Rancangan Proposal( kerangka kegiatan) ini dibuat untuk membantu panitia Reuni Akbar 2012 SMAN 2 Dumai
Tidak ada komentar:
Posting Komentar